Registrer for demo
Meldingen er sent

Hva blir de viktigste funksjonene til et medlemssystem i 2017? Hvilke fokusområder blir viktigst for foreningene det neste året? Gjennomsnittlig forlater 10–30 % av medlemmene organisasjonen hvert år. Få organisasjoner har noen sikker statistikk på hvorfor disse medlemmene forlater organisasjonen. Vi har gjort oss noen betraktninger om hvilke funksjoner som blir viktige for medlemmene og deres organisasjoner i det kommende året. Et medlemssystem som kommuniserer og samarbeider både med medlemmer, lokallagsleder, tillitsvalgte og administrasjonen, er avgjørende å beholde medlemmenes interesse over tid slik at de blir værende i organisasjonen.

I dag er kravene for medlemssystemer høyere enn noensinne. Ingen er fornøyd med Excel-filer lenger. Det amerikanske programvareanalyseselskapet Capterra har analysert hvilke funksjoner medlemssystemer bør ha. Listen inkluderer blant annet medlemsdatabasen, medlemssider, lokallagstilhørlighet, enkle betalingsmetoder, e-postmarkedsføring, arrangementspåmelding, samhandling mellom medlemmene, integrasjon med sosiale medier, og nettstedsadministrasjon.

7fsf

Hvilke funksjoner er viktige for en organisasjon og utgjør en virkelig forskjell? Vi beskriver ni funksjoner som vi mener moderne medlemsregister bør ha. Vi kan dele dem inn i to grupper:

1. Verktøy som forenkler oppgavene til lokallagsledere og sentral administrasjon.

2. Funksjoner for medlemmer som aktiviserer, samler og gir opplevd verdi av medlemskapet.

8f

 

 

1. Lagring av medlemsinformasjon

Lagring av medlemsinformasjon er en prosess som startet med enkle papirlister, deretter flyttet til pc-verktøy (som Microsoft Excel, File Maker Pro, Microsoft Access) og i 2017 krever foreninger et moderne medlemsregister. Et slikt register gjør det mulig å få tilgang til informasjon når som helst og hvor som helst for et ubegrenset antall ledere på lokalplan. Det skal være lett å eksportere informasjon, lage spesifikke rapporter, og analysere medlemsinformasjonen

 

 

 

 

9gff2. Invitasjoner og påmeldinger til aktiviteter

Det er ingen tvil om at aktive og levende organisasjoner kan tiltrekke seg flere medlemmer enn en organisasjon som bare erklærer sine mål. Ofte er problemet mye administrasjonsarbeid for å gjennomføre et arrangement. Administrasjon av arrangementer krever en rekke forskjellige verktøy, som nettsted, Facebook-markedsføring, Twitter-oppdateringer, eget bestillings- og betalingsnettsted, trykt materiale og så videre. I utgangspunktet må det brukes mye tid og ressurser på å organisere. En viktig funksjon i 2017 blir å invitere medlemmer gjennom Facebook, WhatsApp-grupper, lage informasjons- og bestillingssider med enkle betalingsfunksjoner, og senere registrere hvem som møtte opp.

En enda mer dynamisk funksjonalitet ville være å la medlemmene selv arrangere mikromøter og «meetups» på egen hånd. Tenk hvilket engasjement dette ville kunne gi både sosialt og faglig for medlemmene!

3. Gruppering av medlemmer i lokallag

Lokallaget er selve nerven i enhver organisasjon. Uten deres møter og pågående aktivitet ville organisasjonen bli stivbent og topptung. Lokalt er stedet der briljante ideer og beslutninger genereres. Medlemmene er med på å oppnå mål og føler seg derfor involvert og verdifulle i foreningen. Funksjonalitet som hjelper lokallagsledere, tillitsvalgte og likepersoner er et stimuli til det lokale aktivtetsnivået.

Oppgaver lokal ledelse trenger hjelp til, er å holde oversikt over medlemmene, kommunisere med medlemmene, invitere til lokale møter og aktiviteter, og å være tilgjengelig for medlemmer som trenger direkte kontakt med organisasjonen.

 

10ff4. Fakturering av kontingent 

Antall organisasjoner øker hele tiden, og selv om en person kan være medlem i ulike organisasjoner, vil det alltid være konkurranse om hvor medlemskapet skal være. En av de største grunnene til medlemslekkasje er manglende betaling. Manglende betaling kommer av manglende opplevd verdi av medlemskapet eller at betalingsprosessen er for kronglete. Betalingsprosessen er den delen det er lettest å gjøre noe med. Med moderne metoder som automatiserer og forenkler betalingen vil medlemslekkasjen reduseres. Organisasjoner som er avhengig av økonomisk støtte, burde derfor ha et solid medlemssystem som tar hånd om betalingsprosessene på en enkel måte. Les mer om ti betalingsmetoder for kontingent her: http://medlemssystem.com/researchlab/item/10-betalingsmetoder-for-kontingent

 

 

5. Medlemsside for medlemmene

pexels photo 46082

Sosiale nettverk (Facebook, Linkedin , Instagram osv.) har revolusjonert måten mennesker kommuniserer på. Men hva om man er medlem i en pasientorganisasjon eller en fagorganisasjon og ikke ønsker at alle skal ha innblikk i det man skriver? I en organisasjon ønsker medlemmene å bli sett og hørt, de søker koblinger til andre medlemmer med felles interesser uten at det de sier eller skriver blir tilgjengelig for hele verden. Moderne medlemssystemer inkluderer medlemssider som kan påvirke følelsen av nærhet mellom medlem og forening. Verktøy som kan brukes her, inkluderer blant annet lukkede og anonyme forum,  spillifiseringsfunksjoner og interne dokumentbiblioteker.

 

 

 

pexels photo

 6. Diskusjonsforum og faggrupper for medlemmene

Hvis du ønsker å skape et fellesskap som tiltrekker seg forskjellige typer mennesker, bør du ta hensyn til at folk foretrekker forskjellige måter å kommunisere på. Det er mange mennesker som ikke foretrekker å kommunisere ansikt til ansikt under reelle møter, og heller vil være i sin egen komfortsone nær smarttelefonen eller PC-en. I tillegg setter  folk generelt pris på å få tilgang til eksklusivt innhold 24/7. Diskusjonsforum lar nye medlemmer spørre om råd fra mer erfarne medlemmer eller eksperter og bringer folk sammen rundt et felles behov eller et sett av verdier. Facebookerfaringer viser at folk liker å vise frem sine preferanser og interesser fordi det gjør det lettere å vise hvem de er, og hva de kan gjøre. Innenfor ethvert samfunn begynner folk før eller siden å kommunisere mer med andre som deler deres verdier. Med et medlemssystem legges det til rette for at dette blir enklere.

pexels photo 1080537. Medlemsanalyse

Hva vet du egentlig om medlemmene? Kjenner du til hvilke medlemsfordeler som gjør at de er innmeldt i foreningen? Vet du hvilke tjenester medlemmene savner? Dette er spørsmål som er viktige for å utarbeide en strategi for organisasjonen. Spørsmål om hvorfor medlemmer ikke betaler, eller hvorfor de melder seg ut, er også viktige for organisasjonen. Mye statistikk finnes allerede i de fleste medlemssystemer, slikt som alder, lengden på medlemskapet, bosted, osv. Dette er data som er det er interessant å analysere for å lære mer om medlemstilfredshet, medlemsfrafall og verdibudskapet til medlemmene. Med mer kunnskap om medlemmene kan medlemsstrategien justeres.

Konklusjon

Alle funksjonene som er beskrevet her, trenger ikke passe til enhver organisasjon, men mange av dem vil være essensielle. Måten vi forholder oss til andre enkeltmennesker, grupper og informasjon, har endret seg drastisk de siste årene. Dette er endringer som kommer til å gå enda raskere i fremtiden. Funksjonene som er beskrevet her, gir organisasjoner en mulighet til å posisjonere seg som en moderne organisasjon som gir medlemmene en økt verdiopplevelse. Økt verdiopplevelse vil gi flere og enda mer aktive medlemmer.

Om du likte artikkelen, send gjerne en melding til .