Registrer for demo
Meldingen er sent

Her går vi inn på hvordan medlemsregister for foreninger, lag og organisasjoner kan benyttes som en del av organisasjonens medlems bevaring strategier. Riktig bruk av elektronisk medlems- og organisasjonsregister er sentralt i å skape medlemslojalitet.

Medlemsregister og analyse - trenger du virkelig disse to?

 

Alle nyopprettede foreninger i Norge stiller seg det samme spørsmålet: Trenger vi virkelig å investere penger i et elektronisk medlemsregister online? Samtidig tenker mellomstore og store foreninger: Trenger vi å endre gamle og ineffektive organisasjonsregister (eller CRM-systemer) for en bedre løsning? Vi er 100% sikre på at det rette svaret for begge gruppene er ja. Og under skal vi begrunne hvorfor.

 

Unge foreninger i Norge starter ofte med å samle inn data om medlemmer i Excel-filer. Ledere i en slik forening må gjøre alle endringer i medlemsdataen manuelt. Men er det virkelig praktisk? Nei, ikke i det hele tatt. Vil du være i stand til å gjøre noen uanstrengt medlem analyse? Absolutt ikke.  En forening som fortsatt bruker et utdatert CRM system vil ha ganske lignende resultater. Det er som å bruke vanlig post mens alle sender umiddelbare meldinger over internett. Et CRM-system kan bare holde medlems info du selv har satt inn i systemet, mens et effektivt medlemsregister for foreninger gjør at du kan hente data uanstrengt samt å ha en permanent kanal for kommunikasjon med medlemmene.

 

I tillegg er en av de viktigste formålene med enhver datainnsamling å ha en mulighet til å analysere dataene! Det er en ganske enkel logikk: Ingen analyse, vil før eller senere lede deg til et oppbevaring problem.

ikke medlemsregister 2017

Selv når tallene virker stabile (gamle medlemmer slutter - men nye erstatter dem), er det ingen grunn for å la være å analysere medlemmenes lojalitet. Husk at langsiktige mål (å sørge for at foreningen fungerer i mange år og når sine mål) er viktigere enn kortsiktig prestasjon (å få nye medlemmer i løpet av en viss periode). Ikke la tallene lure deg. Analyser dypere!

 

Hva kan du gjøre?

  • Innse at: Medlemsregister - er viktig.
  • Hold deg til tanken om at: Analyse bør være hyppig (minst én gang per 6 mnd).
  • Ikke overse tidligere medlemmer! Spør dem hvorfor de forlater deg. Undersøkelser er nødvendig.
  • Tenk på handlingsplan for nåværende medlemmer. Husk at den skal være differensiert.

 

Her er en steg for steg instruksjon på hvordan du kan få noe godt ut av en dårlig situasjon (tap av medlemmer og økonomisk støtte): 

  • Du har gjort en analyse ved hjelp av ditt medlemsregister og finner ut at medlemmer forlot din organisasjon i løpet av de siste månedene. Du kan enkelt sende ut en liten undersøkelse hvor du spør dem om grunner for hvorfor de gjorde det.
  • Analyser dem som forlater. Er det veteran medlemmer eller nye? eller kanskje begge deler?
  • Utarbeide en handlingsplan basert på disse funnene. Det hjelper å klassifisere dine nåværende medlemmer inn i to grupper: nye medlemmer (som har vært medlem i mindre enn ett år) og erfarne medlemmer (med medlemskap på mer enn ett år).

 

Eksempler på handlingsplaner for begge gruppene 

analyse

Medlemmer som har vært i organisasjonen i mindre enn ett år

 

Mange medlemmer forlater i løpet av det første året. Dette kan skje fordi de har problemer med oppmøte krav. Det kan også være at de sliter med økonomiske forpliktelser. Samtidig kan andre si at deres nettverks forventninger ikke ble oppfylt. Hva kan du gjøre hvis din forening mister medlemmer innen det første året?

Fokuser på:

  • Å kommunisere bedre til potensielle medlemmer. Snakk om både personlige og faglige fordeler som organisasjonen har å tilby. Ikke glem å klarlegge ansvaret som forenings medlem.
  • Planlegg meningsfulle induksjons seremonier. Husk at deres mål er å feire dette trinnet. Sørg for at nåværende medlemmer får nye medlemmer til å føle seg velkommen.
  • Gjør medlemsmøter morsomme, energiske og humoristiske, uten å miste synet av misjon.
  • Tildeling av mentorer til nye medlemmer. Personer som kan forklare lokale arbeidsmåter og tradisjoner, svare på spørsmål, hjelpe dem å bli kjent med andre medlemmer. Skulle noen nye medlemmer gå glipp av møter, er det viktig å sjekke om alt er bra.

 

Medlemmer som har vært i organisasjonen i mer enn ett år

 

Medlemmer som forlater etter å ha tilbrakt tre til fem år i foreningen kan gjøre det fordi deres forventninger til fellesskap ikke blir oppfylt. Noen ganger er de frustrerte med foreningen ledelse. Det kan også være at de har problemer med oppmøte krav på grunn av andre viktige prioriteringer.

Fokuser på:

  • Gi lederskaps muligheter. Medlemmer kan bli mer involvert ved å fungere som forenings offiserer. Man kan oppmuntre dem som allerede har hatt klubb lederstillinger til å veilede nyere medlemmer eller delta i distrikts aktiviteter. Ved å ta på seg lederroller, vil de føle seg nyttig, verdsatt og koblet med foreningens beslutninger og hendelser.
  • Organiser nye aktiviteter, som videreutvikler medlemsutdanning. Forny etablerte foreningsaktiviteter slik at medlemmene forblir engasjerte og spente.
  • Sørg for å få medlemmers tilbakemeldinger og erfaring med foreningen. Be om deres ideer til hva som kan forbedres.
  • Sjekk om de er interessert i å veilede et nytt medlem.

 

Ekstra tips

I tillegg bør du vurdere et insentiv program. Belønn dine medlemmer og vis takknemlighet. Du kan tilby medlemsspesifikke insentiver som rabatter, kuponger eller premier. Hvis organisasjonen er vert for en hendelse (for eksempel et show eller en kunst festival) kan det tilbys til lavere pris for medlemmer. I tillegg bør man være generelt høflig:

  • Si takk til medlemmene med jevne mellomrom.
  • Vær åpen og ærlig om hvor medlemmenes bidrag går.
  • Søk og hør på medlemmenes meninger.

 

Husk! Smart forenings ledelse starter med riktig medlemsregister, fortsetter med gode analyser og ender opp med diverse handlingsplaner og kreativitet. Det er sånn du bevarer medlemmene.