Registrer for demo
Meldingen er sent

God kommunikasjon med medlemmene og effektiv administrasjon er fundamentet for en sterk fagforening.

Funksjonskravene til fagforeninger eller arbeidstakerforeninger er helt spesielle når det gjelder arbeidsgivere, tillitsvalgte, forhandlinger, tariffer og betalingstransaksjoner. Disse funksjonsområdene berører de mest sentrale oppgavene fagforeninger står for. For fagforeninger er digitalisering av prosesser essensielt for en god kommunikasjon med medlemmene og effektivisering av administrasjonen. Medlemssystemet som skal støtte disse prosessene, bør være brukervennlig, støtte de riktige prosessene for at implementeringen skal være en suksess. Hva er spesielt med funksjonskravene for fagforeninger?

ARBEIDSGIVER OG ARBEIDSSTED

Hvert medlem vil være registrert både under arbeidsgiver og under arbeidssted sammen med lokal tillitsvalgt fra fagforeningen. I medlemsregisteret må det være enkelt å ta ut lister over medlemmer både per arbeidsgiver og per arbeidssted eller en kombinasjon av disse. I oversiktsbildet over medlemmer har det vist seg å være funksjonelt å vise en kolonne både med arbeidsgiver og arbeidssted.

LØNNSTREKK OG FAKTURERIN

pexels photo 3Fakturering og betalingstransaksjoner må kunne gjennomføres på flere ulike måter. Lønnstrekk er en utbredt betalingsmetode blant fagforeninger. Kontingenten blir trukket fra lønnen av arbeidsgiver for hvert medlem og utbetalt til fagforeningen i en betaling. Reskontro for lønnstrekk kan være tidkrevende for fagforeninger med mange arbeidsgivere dersom medlemssystemet ikke har støtte for dette. Kontingentbetalinger gjennomføres også som en fakturering der det finnes et stort utvalg av metoder for distribusjon av fakturaene og betalingstransaksjonene. Les anbefalingen om betalingsmetode for kontingent her: 10 betalingsmetoder for kontingent . Medlemssystemet må kunne håndtere alle disse kontingentfaktureringene på en brukervennlig og effektiv måte for å lette sentraladministrasjonens rutiner og for å sikre stabile betalinger.

MANGE BRUKERGRUPPER

Medlemmer, tillitsvalgte, forhandlere, regionale ledere og sentraladministrasjon må samarbeide i en fagforening. Alle disse rollene utgjør brukergrupper som skal ha ulike tilgangsnivåer og funksjonstilganger til systemet. Regionale ledere og tillitsvalgte skal kun ha tilgang til sine medlemmer, og et enkeltmedlem skal kun ha tilgang til sin informasjon i «Min side».

Dette krever at medlemssystemet håndterer mange ulike rettighetsnivåer og sikkerhetsnivåer. Nivåene bør bli gitt ut fra hvilken rolle brukeren har.

summer office student work

UTDANNELSE OG STILLINGSHISTORIKK

Utdannelse og stilling er avgjørende for medlemmets krav til betingelser. Medlemmer har ofte et langt forhold til fagforeningen. De kan ha flere utdannelser og kurs og ulike arbeidsforhold og stillinger som bør være registrert hos fagforeningen. I medlemsregisteret bør både fagforeningens brukere og medlemmet selv kunne endre og legge til slik informasjon.

 

numbers money calculating calculationTARIFFREGISTER

Tariff er en lønnssats som er fremforhandlet i en tariffavtale mellom fagforening og arbeidsgiver eller arbeid sgiverforening. Tariffene bør også være registrert i medlemsregisteret med en historikk tilsvarende den som finnes under utdannelse og stillingshistorikk.

SAKSBEHANDLING

Saksbehandling rundt arbeidstvister, personalsaker og andre medlemsrelaterte saker krever oppbevaring av dokumenter, e-poster, notater og annen korrespondanse. I dag finnes det mange gode dokumentforvaltingssystemer som enkelt kan integreres med et medlemssystem. Informasjonen i saksbehandlingssystemet er den mest sensitive informasjonen om medlemmene, og denne informasjonen må behandles med størst mulig varsomhet.

SIKKERHET

Fagforeninger vil normalt lagre mer sensitiv informasjon i medlemssystemet enn andre interesseorganisasjoner. Dette gjelder særlig informasjon som personnummer og saksbehandling for hvert enkelt medlem. For å sikre denne informasjonen bør det gjøres spesielle tiltak for autentisering og for hvordan infrastrukturen er konfigurert.
Alle disse funksjonskravene er ikke like viktige for alle arbeidstakerorganisasjoner. For arbeidstakerorganisasjoner med homogen medlemsmasse vil ikke alle funksjonskravene være like viktige, for eksempel i en forening der medlemmene har én og samme arbeidsgiver. I slike tilfeller kan disse funksjonene fjernes for å gjøre systemet enklere.
Les mer om sikkerhet i bloggen: Veiledningsmøte hos datatilsynet

img book

E-BOKEN FOR FAGORGANISASJONENE

"Ti trinn for valg av riktig medlemssystem" finnes i en spesialutgave for fagorganisasjoner, bestill den gratis på medlems-register.no

MEDLEMSSYSTEMET CHOO OG FAGFORENINGER

Choo brukes av flere norske arbeidstakerorganisasjoner. Choo er et standardisert medlemssystem som konfigureres og tilpasses funksjonskravene overfor arbeidsgivere, tillitsvalgte, forhandlinger, tariffer og betalingstransaksjoner. Kontakt oss for en demo