Registrer for demo
Meldingen er sent

Choo er et kraftfullt verktøy for å administrere og arrangere kurs, konferanser og prisutdelinger 

Hva er viktig i et kurs- og konferansesystem?


chookurslogo 02Et kurssystem skal fungere effektivt for invitasjoner og påmeldinger og må ivareta funksjoner for deltakere og arrangører på en smidig måte.

Deltakere

Deltakere ønsker invitasjoner innen sine spesielle fagområder, tilpasset sin profil. Videre ønsker de å bestille kurset uten å måtte fylle ut unødvendig informasjon som arrangøren allerede har i systemet sitt. En deltaker vil kunne ønske å bestemme om påmeldingen skal samles i en faktura for flere deltakere fra samme bedrift, eller om fakturaen skal betales med kort der og da.

Arrangører

Arrangører ønsker å kunne opprette invitasjoner, e-postutsendelser og påmeldingssider for kurs og konferanser raskt og effektivt, gjerne basert på maler eller tidligere aktiviteter. Det er også viktig å automatisere påmeldingene for å minimere arbeid både for deltaker og arrangør. For kursarrangører er Choo et nyttig verktøy med sine gode og velutviklete CRM-funksjoner (customer relations management) og måten det administrerer påmeldingsprosessen.

EKSEMPELkunder


Flere av våre kunder er har stor kursaktivitet.

tfslogoTekniske Foreningers Servicekontor (TFS), som avholder nærmere 200 kurs i året, har flere årsverk som jobber dedikert med kursadministrasjon. Dette arbeidet vil effektiviseres med Choo. Når kurs- og konferansepåmelding er praktisk og attraktivt, profilerer det foreningen på en god måte.

Grgrafill logo enkelafill gjennomfører flere store årlige konferanser. Dette er konferanser med mange deltakere og prisutdelinger. Prisene blir utdelt basert på juryering av innleverte arbeiderer fra de nominerte. I tillegg selger Grafill også billetter til sine arrangementer. Grafill bruker Choo både til å administrere billetter, påmeldinger og opplasting og juryering av arbeidsprøver. Årlig arrangeres Visuelt der det deles ut priser i ulike kategorier. Jurymedlemmer utnevnes i Choo ved hjelp av brukergrupper, deretter fyller de ut vurderingsskjemaer for ulike vurderingstemaer. For eksempel kategorien Eventyrbøker: Illustrasjon – vurderer papirkvalitet, design, fargevalg. Ut fra disse skjemaene kan Choo kåre vinnere.

Hvilke funksjoner kan Choo tilby som påmeldingssystem?

  • Invitasjoner
    • Invitasjoner på e-post og på web
    • Automatiske utsendelse til et utvalg av kontakter
    • Avanserte funksjoner for seleksjon (hvem som skal inviteres, unngår å sende til folk som ikke har behov eller interesse for akkurat dette kurset eller arrangementet)
    • Kopiering av kurs eller kursmaler. En nyttig funksjon for organisasjoner som kjører samme kurs flere ganger i løpet av året. Denne funksjonaliteten gjør at et kurs kan opprettes på noen sekunder
  • Påmelding
    • Kunder kan melde seg på etter å ha mottatt invitasjon. Dersom de er innlogget, kan de melde seg på med bare et klikk, det gjør påmelding veldig enkelt. Systemet sjekker om det er ledige plasser igjen etter at det er satt totalt antall plasser, og kan generere venteliste. Ved opprettelsen av kurspåmeldingen kan man velge automatisk eller manuell gjennomgang ved påmelding. Ved automatisk behandling vil man kunne få svar med bekreftet plass umiddelbart ved påmelding
    • Skreddersydde påmeldingsskjemaer for hvert kurs. Det kan opprettes ulike typer felt som kan kobles til produkter som automatisk legges til fakturaen
    • Billettsalg med “early bird” og automatisk utsendelse av billetter ved betaling
    • Hotellbestilling: Medlemmer kan bestille hotell direkte, Choo genererer bestillingslister som går direkte til hotellet. Choo holder oversikten over lagerstatus av rom, forhåndsreservasjoner går fra organisasjonen til hotellet, og etter hvert som medlemmer bestiller rom, strykes de fra reservasjonslisten, alt sammen via Choo
  • Nominasjoner og prisutdelinger
    • Innsendelse av nominasjoner til prisutdelinger og konkurranser.
    • Innsender kan laste opp egne eller andres arbeider som dokumenter, bilder og videoer
    • Utnevning av juryemedlemmer
    • Jurytilgang med avstemningsfunksjonalitet
  • Støttefunksjoner ved gjennomføring av arrangementet
    • Påminnelse om kurs: Kommer gjerne på sms dagen før kursstart
    • Navnekort/adgangstegn for kursdeltakere lages og produseres av Choo, med navn, kan også inneholde bilde hvis man ønsker det. Gamification, dvs. elektroniske pins for deltakelse i verv, antall år medlem, og så videre, tilsvarer medaljer eller gullkort, bonusprogram. Navnekort kan profilere deltakerens aktivitetsnivå, også indikasjoner på kurs man har vært på tidligere
    • Muligheter til live streaming så deltakerne kan følge med hjemmefra uten å være fysisk til stede på konferansestedet. Typisk nyttig for fibromyalgi-foreningen. Når store smerter plutselig oppstår, kan deltakerne bli på hotellrommet og følge konferansen derfra. Kobling direkte til sosiale medier, twitter og instragram, med #foredraget, mulighet for å sende spørsmål direkte til foredragsholder, f.eks. for de som følger via live streaming
  • Fakturering av arrangementer
    • Automatisk e-postutsending av PDF-faktura ved påmelding
    • Kortbetaling av kurs før kursplassen bekreftes
    • Utsending av faktura etter kurset
    • Samlefaktura for flere personer fra samme bedrift
    • eFaktura i EHF-format. Fakturaen genereres i Choo og sendes ut gjennom en gateway, mottas i økonomisystemet til mottakerbedriften, og er ferdig bokført rett inn til betaling

For alle kursarrangører, bedrifter og organisasjoner som arrangerer kurs og konferanser for kundene sine, er Choo et godt valg. Løsningene spesialtilpasses behovene til den enkelte organisasjon slik at utbyttet blir optimalt.

Eksempler på jury-verktøyet – prisutdelingssystem

submissionlist with pointssubmission.day1