Registrer for demo
Meldingen er sent

Problem

Grafill hadde mange enkeltstående databaser som ikke snakket sammen som medførte at de jobbet ineffektivt og med til dels utdaterte data. De hadde ingen felles kobling mellom medlemsdata og støttesystemene siden som gjorde at dataene over tid ble forringet.

Faktureringssystem og konferansepåmelding lå i ulike egenutviklede databaser og i isolerte systemer. De hadde ingen min side og benyttet papirbaserte rutiner for innsending av bidrag til stipendsøknader, Årets Vakreste Bøker og Visuelt-priser. Juryering foregikk delvis manuelt og i et eget system.

 

Resultat

Choo støtter alle de sentrale forretningsprosessene i Grafill. Det er etablert en master-datakilde som leverer informasjon til alle arbeidsprosesser uavhengig om det er Min side, Kurs og konferanse eller stipendsøknader. Medlemsregisteret håndterer også personer som ikke er registrert som medlemmer, men som likevel benytter tjenester fra Grafill, som for eksempel stipendtildelinger og fagprisutdelinger.

Effektiv kommunikasjon med medlemmer og søkere gjøres gjennom Min side. Min side er integrert med eksisterende webportal. Medlemmene har kun ett sted å logge seg inn. På Min side er alle bidrag til konkurranser registrert, samt medlemsinformasjon, påmeldinger og stipender.

Vi har utviklet en delapplikasjon til Choo som håndterer billettsalg og administrasjon. Dette er en full web-basert billettløsning med kobling med sikker kortbetaling og som selvsagt er fullintegrert med Choo.

Prosjektbeskrivelse

I prosjektet til Grafill brukte vi SCRUM Agile som grunnleggende prosjektmetodikk. I spesifikasjonsfasen skaffet vi oss en overordnet oversikt og valgte ut hvilke elementer som skulle spesifiseres og utvikles først. Dette gav løpende læring og erfaring slik at neste delspesifikasjon kunne høste kunnskap fra tidligere delprosjekt.

Grafill er blitt mer profesjonelle og effektive i medlemshåndteringen og medlemmene har fått verktøy for enklere kommunikasjon og kjøp av tjenester. Administrasjonen har fått mer tid til å håndtere andre viktige oppgaver.

Medlemsadministrasjon har blitt vesentlig enklere siden all informasjon om medlemmene er samlet på et sted og de fleste arbeidsprosessene er blitt støttet av Choo.

Deler i leveransen
  • Medlemsregister
  • Medlemmer og kontakter koblet til bedrifter
  • Fakturering av kontingent, kurs, konkurranser og andre tjenester
  • Faktura på e-post og papir med KID/OCR og reskontro
  • Sikker kortbetaling
  • Min Side
  • Responsive Min side for mobil og nettbrett
  • Offentlige profiler av medlemmer integrert med nettsidene
  • Innsendelse av bidrag med vedlegg til konkuranser og stipendsøknader
  • Oversikt over innsendte bidrag, fakturaer og stipend
  • Billettbestillingssystem med kortbetaling og samlefaktura
  • Juryeringssystem

"Fakturering i Choo er vesentlig enklere og raskere enn i forrige system. Nå er det ikke nødvending med forberedende eksporter og importer for å fakturere kontingent. Alt gjøres med noen få klikk i Choo."

Interesseorganisasjon - Grafill Vigdis Skogli Økonomi og administrasjonssjef